A importância do relações públicas para a comunicação interna

Nas organizações e na sociedade em geral não podemos deixar de considerar que o relacionamento entre os indivíduos, departamentos e organizações afetam diretamente o processo de comunicação.

Dentro de uma empresa nem sempre a liderança esta preparada para transmitir adequadamente a mensagem e para diminuir o ruído entre os funcionários, perdendo-se assim a chance de exercer uma boa comunicação.

No mundo contemporâneo a importância que se deve dar a comunicação interna cresceu muito, já que considerando a organização um organismo, sua células, os funcionários, devem trabalhar de forma sinérgica e produtiva para que ela não deixe de crescer, e estes (funcionários), passaram a entender essa influencia e querem se sentir parte do todo, surgindo à necessidade do estreitamento nas relações.

Segundo o Blog: Funcionário em Pauta - Post engajamento

"A cultura de alta performance pode ser fundada a partir da reconstrução de valores, papel da liderança e estratégia organizacionais, trazendo clareza e credibilidade em todas as falas da empresa e, é de extrema preferência a presença de um líder respeitado e com crível discurso para conquistar a confiança de seus ouvintes e funcionários"

Pensando nisso, o profissional de relações públicas apoia a comunicação administrativa e o líder na busca de apoio estratégico para conduzir o relacionamento entre o público e a organização. Neste cenário se faz necessário à busca pelo engajamento, pela identificação do papel e responsabilidade de todos.

O profissional de relação pública pode orientar os dirigentes para que as relações dentro das organizações se fortaleçam e cresçam. É importante que a alta direção tenha uma visão global da comunicação, para que ela não seja fragmentada e feita de forma isolada, como o ocorre em várias organizações.

O profissional de relações públicas é indicado para "ligar" e controlar a comunicação interna da empresa por ter a visão da comunicação como um todo. Ele planeja e executa da melhor forma a comunicação entre a organização e o seu público e tem que ter as condições adequadas e o apoio dos lideres para exercer bem sua função dentro da empresa, facilitando e apoiando a comunicação interna entre funcionários e alta direção.

Produzido por: Taciane Tomita

Referências:

Post Engajamento, blog Funcionário em Pauta Disponível em : <http://funcionarioempauta.wordpress.com/> Acessado: 22 abr 2013

Relações Públicas. Disponível em: <http://www.sinprorp.org.br/Relacoes_Publicas/relacoes.htm> Acessado em: 23 abr 2013

A comunicação interna alinhada aos objetivos de negócios

Desde o final da década de 90, com o avanço das tecnologias de informação e comunicação, e a formação de novas classes sociais burguesas, os indivíduos passaram a se organizar em grupos que compartilhavam os mesmos interesses, passando assim a ter maior participação nas decisões das instituições que compõem a sociedade.

As organizações, em seu papel, tiveram que se adaptar a essas mudanças adotando uma postura diferente perante a coletividade. Começaram a perceber que no mundo capitalista e competitivo, a gestão deveria atender às demandas internas para alcançar melhores resultados.

 Compreenderam, portanto a importância de se valorizar e investir na área de comunicação interna, que vem ganhando cada vez mais espaço dentro das organizações e do mercado. Essas organizações passaram por grandes transformações em sua gestão corporativa, e a comunicação interna passou a fazer parte de uma posição estratégica dentro das empresas.

A comunicação interna, como define Oliveira (2005, p.72), é vista como “o conjunto de meios, processos, funções, conteúdos e comportamentos que geram oportunidades para que se estabeleça a convergência entre os valores e objetivos da empresa e os de sues colaboradores”. Ou seja, essa área, em um primeiro momento, tem a função principalmente de engajar os funcionários no alcance das metas e planos individuais e consequentemente fazer com que eles entendam seu papel dentro da empresa e agirem na convergência do alcance dos objetivos maiores da organização.

A gestão desta comunicação deve ser dinâmica e transmitir as informações de forma rápida e clara para todos os colaboradores, oferecendo um canal capaz de possibilitar o compartilhamento de valores e significados com o objetivo de estimular a integração das pessoas e o reconhecimento de seu trabalho;

Sendo assim, é essencial planejarmos a comunicação interna com suas ações alinhadas aos objetivos de negócio de uma organização. A comunicação dentro de uma empresa deve agir como propulsora dos objetivos organizacionais, seu relacionamento deve ser estratégico com todos os públicos, a começar pelo público interno.

Produzido por: Adriana Midori e Beatriz Fernandes

Referências

ROSA, Fabíola Coelho Vieira. A importância de se trabalhar a comunicação interna estratégica em empresas business to business. Disponível em: <http://www.portaldomarketing.com.br/Artigos3/Importancia_de_se_trabalhar_a_comunicacao_interna_em_empresas_business_to_business.htm> Acesso em: 17 de Abr. 2013

GUEDES, Ellida Neiva. A comunicação interna alinhada aos objetivos organizacionais: o caso Vale. Disponível em: < http://www.academia.edu/771094/A_comunicacao_interna_alinhada_aos_objetivos_organizacionais_o_caso_Vale> Acesso em: 17 de Abr. 2013

O Papel do Gestor na Comunicação Interna

Sabendo que a comunicação interna é cada dia uma competência mais importante para o âmbito organizacional, nós relações-públicas, buscamos no momento de geri-la, estar presente em todos os processos de comunicação, mas alguém, além de nós se faz fundamental no processo: o gestor.

A esfera organizacional é heterogênea. Dessa maneira, é utópico desejar que uma mesma mensagem seja recebida e compreendida igualmente por todos os colaboradores. Existe uma grande dificuldade em se construir uma comunicação eficaz, ou seja, que gere boa-vontade. Por isso é fundamental ter o gestor como um parceiro. O papel do gestor não deve ser visto apenas como quem delega tarefas, mas como um líder.

É necessário enfatizar que o líder é um influenciador direto de seus liderados, sua postura, seu discurso e seu trato pessoal para com os funcionários é decisivo para o comportamento e satisfação de seus subordinados. O impacto que uma notícia dada pelo chefe causa mais reflexão e fixação na mente dos colaboradores quando comparada a uma dada por um colega, por exemplo.

Por serem tão importantes, os líderes devem saber que necessitam exercitar algumas habilidades de bom comunicador para que a sua mensagem seja mais efetiva e estar pronto para a comunicação de mão dupla. Segundo Chappell e Read (1973), podemos nos comunicar de 3 maneiras distintas: por escrito, pela fala e por linguagem corporal. Mesmo quando a pessoa se cala propositalmente ou não diz todas as palavras da mensagem, isso dá indícios dos pensamentos dela.

Sabemos que um colaborador engajado entende o seu papel na organização. Modelos como o "Modelo D´Aprix de Comunicação com Empregados" de Roger D´Aprix, em que questões funcionais, o feedback e acompanhamento das tarefas  e o reconhecimento sobre o trabalho realizado,compõem a metade inicial de questões que devem respondidas ao colaborador, sendo essas questões dependentes  diretamente do gestor.Com isso ,o líder prepara o colaborador individualmente para que ele entenda o seu papel no contexto organizacional, em que nós atuamos.

Quando dizemos que deve haver um relacionamento isso implica necessariamente em equilíbrio, para que haja satisfação de ambas as partes. Além de não conseguirmos nos comunicar particularmente com cada colaborador, não conseguimos enxergar todas as respostas individualmente. Um líder, por se tratar de uma figura tão influente, nos é uma fonte de pesquisa para analisarmos todo um grupo.

Portanto, o gestor tem seu papel de líder e de parceiro da comunicação interna. Além de ser uma fonte de investigação excelente sobre a conduta dos colaboradores, é peça chave para que esses estejam devidamente preparados para compreenderem e participarem de maneira colaborativa com o objetivo maior do negócio.

                     

Referências:

CHAPPELL, R.T e READ, W.L. Comunicação Interna na Empresa Moderna. Tradução Edmond Jorge. Rio de Janeiro: Fórum, 1973.

Harvard Business Review; MICHAEL, Marylene Pinto (Trad.). Comunicação nas empresas. Rio de Janeiro: Campus, 2001. 186 p. (Harvard Business Review)

MYATT, Mike. Communication Secrets of Great Leaders. Disponível em: <http://www.forbes.com/sites/mikemyatt/2012/04/04/10-communication-secrets-of-great-leaders/3/>. Acesso em: 11 abr. 2013.

MANSI, Viviane. Comunicação de liderança. Disponível em: < http://www.comunicacaocomfuncionario.com.br/2010/05/07/comunicacao-de-lideranca/  >. Acessado em: 03/04/2013

Produzido por Gabriela Duwe e Ludmila Higa

Gestão do Conhecimento e da Cultura Organizacional

A empresa é um espaço sociocultural composto essencialmente por força humana. Sabemos que a Gestão do Conhecimento, definida por Bukowitz e Williams (2002, p. 17) como “um processo pelo qual a organização gera riqueza, a partir do seu conhecimento ou capital intelectual”, é essencial para o bom resultado da empresa, porém a maioria dos estudos são voltados para a infraestrutura da informação, esquecendo que para ter um sistema eficiente é preciso ir muito além.

Deve-se pensar nos valores da organização, na estrutura e em suas crenças, levando em consideração também, as normas e valores de seus funcionários e da sociedade em que se inserem, e em como eles se expressam na gestão das empresas. Essa perspectiva de conhecimento é igualmente importante no momento da definição e implantação de qualquer processo interno, como afirma Stewart (1998, p.5) “o conhecimento tornou-se um recurso econômico proeminente – mais importante que a matéria-prima; mais importante, muitas vezes, que o dinheiro”.

Embora o ambiente organizacional esteja experimentando mudanças significativas devido à globalização acelerada, ainda persistem elementos culturais que dificultam a implementação de técnicas de gestão mais atualizadas. Uma vez que, a cultura de uma organização é um sistema de valores e crenças compartilhados que influenciam o comportamento daqueles que os compartilham, cada organização tem uma cultura própria, e uma identidade diferente, a qual se manifestará através de padrões de comportamento assumido pelos funcionários, regendo sua conduta. Novos funcionários serão incentivados a seguirem esses padrões. E para alterar a cultura de uma empresa, é necessário, “através das mais diversas formas, motivarem as pessoas a buscar a aprendizagem continuada...” (CAVEDON, 2004, 446-447).

Segundo Florez (2008) “é preciso mais do que a retórica de que “as pessoas são o nosso mais importante recurso”.  Essa retórica é, invariavelmente, diferente da realidade de como as empresas gerenciam as pessoas.” O desafio dos gestores nos dias de hoje é criar novas teorias organizacionais com a cultura organizacional existente e avançar no sentido de criar uma lógica de gestão que leve em consideração as peculiaridades culturais. A gestão do conhecimento só será eficaz se ocorrer uma ampla mudança nas normas e valores que orientam a gestão das pessoas na organização. 

Referências bibliográficas

MOHRMAN, S. e FINEGOLD, D. Estratégias para a economia do conhecimento: da retórica à realidade. Davos, 2000. disponível em: <http://www.kornferry.com.br/upload/informacao/artigos/KFDavos2000.pdf. 31 de janeiro de 2000> Acesso em: 02/04/2013

VALENTIM POMIM, Marta Ligia. Cultura Organizacional e Gestão do Conhecimento, 2003. Disponível em: < http://www.ofaj.com.br/colunas_conteudo.php?cod=70> Acesso em: 02/04/2013

ROBBINS, S. P. Comportamento organizacional. São Paulo: Prentice Hall, 2002.

Produzido por: Amanda Martins e Fernanda Martinez

Funcionário: Primeiro público estratégico

            No processo de planejamento da comunicação interna, vários aspectos devem ser levados em consideração, como o perfil dos funcionários, a visão do negócio, a história da organização entre outros, pois esses fatores mostram elementos simbólicos importantes para a identificação do funcionário com a empresa que trabalha.

            A comunicação tem por dever reforçar esses elementos vinculados a identidade da organização. Além disso, como afirma Kunsch (2003, p.157), de nada adianta os maravilhosos programas de comunicação se o colaboradores “não forem respeitados nos seus direitos de cidadãos e nem considerados o público número um, no conjunto de públicos de uma organização.”

            Para que essa comunicação seja mais efetiva, uma pesquisa mostrada por Argenti (2006, p.172) enumera os elementos primordiais para a comunicação eficaz da perspectiva do funcionário:

1 Trocas de informação abertas e sinceras;

2. Materiais claros e fáceis de entender;

3. Distribuições oportunas;

4. Fontes confiáveis;

5. Sistema de feedback de mão dupla;

6. Claras demonstrações do interesse da liderança sênior por seus funcionários;

7. Melhorias contínuas na comunicação;

8. Mensagens consistentes em todas as fontes.

            A comunicação interna estratégica tem que fazer parte dos processos de decisão da empresa e não apenas reproduzir o que foi decidido, senão parecerá com o que ocorre em algumas empresas, em que o time de comunicação interna vive desconectado da realidade, sem corresponder às expectativas dos funcionários. Como fazer então? Reflita, planeje e mão na massa!

          Logo abaixo segue um vídeo promovido em um evento da Aberje (Associação Brasileira de Comunicação Empresarial) em que Manoela Osório (Gerente de comunicação da Oi) dá sua visão da comunicação interna e também como atuar em tempos de crise.

    

Referências
ARGENTI, Paul A. Comunicação empresarial: a construção da identidade, imagem e reputação. Rio de Janeiro: Elsevier, 2006.

KUNSCH, Margarida Maria Krohling. Planejamento de relações públicas na comunicação integrada. 4. ed. rev. atual. ampl. São Paulo: Summus, 2003.

LEMOS, Else. Comunicação interna como diferencial em relações públicas, in FARIAS, Luiz Alberto (org). Relações públicas estratégicas: técnicas, conceitos e instrumentos. São Paulo: Summus. 2011.

SEGURA, Mauro. Não deixe a comunicação interna de sua empresa falando sozinha. Disponível em: <http://aquintaonda.blogspot.com.br/2010/07/quinta-onda.html>. Acesso em: 29 março. 2013.

Comunicação Integrada e sua importância para bons resultados

A comunicação integrada analisa o sistema, o funcionamento e o processo da comunicação entre as organizações e seus públicos. Dentro dela encontramos o mix da comunicação que é composto pela: comunicação institucional, comunicação administrativa, comunicação interna e comunicação mercadológica. Integrando estas áreas da comunicação organizacional é possível alcançar resultados mais satisfatórios, de forma sinérgica, completando uma a outra.

Nos dias de hoje não podemos trabalhar de forma isolada, integrar o conjunto de modalidades a nossa disposição traz ações mais completas e com maior chance de sucesso, é necessário que todas as áreas se conversem e interajam buscando os melhores resultados.

Foi neste âmbito que Margarida Kunsch encontrou a necessidade de sistematizar os fundamentos do planejamento e da gestão estratégica da comunicação pelas relações públicas.

As organizações precisam ter um planejamento centralizado para que as modalidades comunicacionais não trabalhem mais de forma isolada, e assim atingir uma excelência da comunicacional, seguindo seus objetivos.

Abaixo segue o modelo proposto, segundo Margarida Kunsch (1984, p.12) “Acreditamos na comunicação integrada, ou seja, a atuação conjugada de todos os profissionais da área. Não há conflitos entre as diversas atividades: há somatória em beneficio do cliente”.

Propõe-se que todas as áreas trabalhem em conjunto, acreditando que essa somatória possibilite alcançar objetivos com êxito. As áreas dentro da comunicação organizacional composta pela modalidade comunicação administrativa, que desenvolve as funções administrativas, visando o funcionamento do sistema organizacional através de fluxos, planejando, coordenando, dirigindo e controlando seus recursos.

Pela comunicação mercadológica ligada a divulgação dos produtos, a parte publicitaria do que se produz e promoção de vendas, ligada ao marketing de negócios. A comunicação interna que visa facilitar o relacionamento entre a organização e seus funcionários e a comunicação institucional responsável por construir e consolidar imagem e identidade da organização. 

Com isso faz-se necessário à presença de um profissional de relações públicas que será a ferramenta/ instrumento da comunicação integrada, o responsável por equilibrar o trabalho em conjunto dos pilares do mix da comunicação fazendo assim uma comunicação mais eficaz.

Abaixo destacamos o vídeo em que alguns alunos são questionados sobre “O que é a comunicação integrada?”, ao final podemos conferir a resposta dada pela professora Margarida Kunsch:

Referências Bibliográficas

KUNSCH, Margarida M. Krohling. Planejamento de Relações Públicas na comunicação integrada. São Paulo: Summus, 1986.

KUNSCH, Margarida M. Krohling, organizadora. Relações Públicas: História, teorias e estratégias nas organizações contemporâneas. São Paulo: Saraiva, 2009.

Produzido por: Beatriz Fernandes e Taciane Tomita

A PRIMEIRA ETAPA DO PLANEJAMENTO DE COMUNICAÇÃO INTERNA

Segundo Maria Aparecida Ferrari (2009), o valor das relações públicas como função estratégica está em equilibrar os interesses da sociedade  com os dos clientes com o qual o profissional trabalha. Partindo dessa premissa, podemos aceitar que o valor da Comunicação Interna está em contrabalancear os interesses da organização com o público interno.

Uma das maiores dificuldades no planejamento e gestão da comunicação interna provém do relativo afastamento do profissional de relações públicas em relação a essa atividade. Com razão, é sabido que diversos outros profissionais da comunicação encabeçam a comunicação interna das organizações, muito embora a formação específica do habilitado em relações públicas constitua fator determinante para a plena execução da atividade.

Nesse sentido, o profissional deve, ao executar a atividade, fomentar um relacionamento saudável entre o público interno e a organização em prol de objetivos alinhados ao interesse do negócio. Para isso, o próprio sentido da palavra planejamento aponta para sua execução em etapas sucessivas.

Na primeira delas, devemos descobrir em que cenário estamos inseridos. É nessa fase que se deve pesquisar e entender a esfera organizacional, funcionando o cenário como uma fotografia do momento vivido. Nesse período, é fundamental entender a cultura organizacional, já que essa é composta por indutores de comportamento que contribuíram para o cenário fotografado. O público deve ser estudado com afinco, pois para atingi-lo é necessário fazer com que ele se identifique com os objetivos da empresa, logo é imprescindível observá-lo, procurar saber e entender o que ele pensa, identificar ruídos.

Toda essa análise pode ser feita por meio de pesquisas novas e uso de estudos existentes. Uma ferramenta utilizada com freqüência para a construção do diagnóstico é a chamada análise SWOT, ou em português “FOFA”. Ela ilustra de maneira esquematizada as forças, oportunidades, fraquezas e ameaças do objeto estudado. As oportunidades e ameaças estão ligadas ao ambiente externo à organização, enquanto forças e fraquezas dizem respeito ao ambiente interno. Finalizados os estudos, conseguimos elaborar um diagnóstico de comunicação.

Elaborado o diagnóstico de comunicação, conseguimos identificar como a comunicação interna está sendo trabalhada, como é percebida, com que objetivos está contribuindo, como são os públicos pelo qual é afetada, sendo assim, temos em mãos o primeiro passo para iniciarmos um bom planejamento da comunicação interna.

Referências Bibliográficas:

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DAS AGÊNCIAS DE COMUNICAÇÃO. 4º Caderno de Comunicação Organizacional: Por que investir em Comunicação Interna. São Paulo. Disponível em: <http://abracom.org.br/arquivos/CCO_final.pdf >. Acesso em: 12 mar. 2013.

FERRARI, Maria Aparecida (2009), “Relações públicas contemporâneas: a cultura e os valores organizacionais como fundamentos para a estratégia da comunicação”, in KUNSCH, Margarida Maria Krohling (Org.). Relações públicas: história, teorias e estratégias nas organizações contemporâneas. São Paulo: Saraiva, 243-262.

Produzido por Adriana Midori e Gabriela Duwe Apolinário